第一章 总则
第一条 为使我校党政公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，提高公文质量和工作效率，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合我校实际情况，制订本办法。
第二条 学校的党政公文，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，依法治校和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的拟制、 办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。
第五条 公文处理必须严格执行国家的保密法律、法规和有关保密规定，确保国家和学校秘密安全。
第六条 学校党委办公室、院长办公室（以下简称“两办”）是学校公文处理的管理机构，主管学校公文处理工作并指导校内各单位的公文处理工作。各单位应明确专（兼）职公文处理岗位。
第七条 学校公文处理工作实行分级负责、归口处理的组织形式。两办负责学校各类综合性公文和重要公文的处理；校内各单位在各自权限内独立处理业务范围内的各类公文；涉及几个部门的公文，可由一个部门牵头，联合处理。
第二章 公文种类
第八条 我校常用公文种类主要包括：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
（三）命令（令）。适用于公布重要行政规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。 适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文，传达要求下级单位办理和需要周知或者执行的事项，发布规章和方案措施，任免人员。
（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）通告。适用于行政机关公布学校各方面应当遵守或者周知的事项。
（十）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
（十一）批复。适用于答复下级单位的请示事项。
（十二）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三） 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由发文机关标识（版头）、份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印制版记、页码等组成。
（一）发文机关标识（版头）。应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。学校党政公文版头的使用，由两办按照公文种类和领导意见选用并负责印制。
我校的公文版头主要包括：“中共广州航海学院委员会文件”、“中共广州航海学院委员会”、“广州航海学院文件”、“广州航海学院”、 “中共广州航海学院纪律检查委员会文件”、“中共广州航海学院纪律检查委员会”“中共广州航海学院委员会办公室文件”、“中共广州航海学院委员会办公室”、“广州航海学院院长办公室文件”、“广州航海学院院长办公室”、“广州航海学院纪要”等。
1．“中共广州航海学院委员会文件”版头：适用于向上级党组织请示、报告工作；印发学校党委的各项决议和决定、工作部署、规章制度、干部任免、机构设置；转发上级党组织重要文件、指示、批复；批转群团组织重大事项；学校党政联合行文等。
2．“中共广州航海学院委员会”版头：适用于学校党委通知重要事项；批复下级党组织的请示；根据需要以党委函的形式制发公文等。
3．“广州航海学院文件”版头：适用于向上级行政机关的请示、报告；印发学校决定、工作部署、工作安排；颁布学校重要规章制度；转发上级行政机关重要文件、指示、批复；公布学校决定设置和调整的院（部）、处（办）行政职能机构、具有行政管理职能的无级别单位、常设或临时机构，以及学科（专业）的设置、调整方案；校长依照职权的干部任免；校级表彰奖励和惩处；学生学籍处理、奖励和处分等。
4．“广州航海学院”版头：适用于以学校名义下发的重要事项通知；批复下级行政单位的请示；向不相隶属的政府业务归口管理部门询问、商榷、答复、请求批准有关事项，向校外不相隶属的单位询问、商榷或答复有关事项，以学校函的形式制发公文等。
5．“中共广州航海学院纪律检查委员会文件” 版头：适用于向上级纪委请示、报告工作；转发上级纪委文件；印发学校纪委各项决议和决定。
6．“中共广州航海学院纪律检查委员会” 版头：适用于学校纪委部署安排工作；通知有关事项；以纪委函的形式制发公文等。
7．“中共广州航海学院委员会办公室文件”和“广州航海学院院长办公室文件”版头：适用于“两办”根据授权，传达学校党委和行政的决议或决定；批复下级机关的请示、报告，转发上级机关的文件，向上级机关报告、请示工作；印发学校领导的重要讲话；对某项重要工作作出安排意见或通报；对加强“两办”自身建设的意见；发布有关事项等。
8．“中共广州航海学院委员会办公室”和“广州航海学院院长办公室”版头：适用于学校党委和行政印发全校性的重要会议通知和工作安排；印发学校非正式公布的讨论稿、征求意见稿；全校节假日安排、临时性的工作调整；以“两办”名义出具的说明类函件等。
9．“广州航海学院纪要”版头：适用于记载和传达相应会议情况和议定事项。
具有独立法人资格的单位、工会、团委经学校批准可印制自己的文件版头。
（二）份号。公文印制分数的顺序号。并标明份数序号。
（三）秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（四）紧急程度。公文传达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”，标注在密级下方。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份和顺序号组成，标注于版头下方居中（有签发人时，发文字号位于版头左下方）。联合行文，只标明主办机关发文字号。学校党政公文的发文字号由两办确定。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。除“通告”、“公告”、“纪要”、“决定”、“决议”外，公文应当标明主送单位名称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。发文单位写在正文右下方，一般用单位全称或规范化简称。
（十二）成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。纪要、决议等不标明主送机关的公文，成文日期可加括号标注于标题下方居中位置。
（十三）印章。公文一般应加盖单位印章，公文落款和加盖单位印章必须一致，单位印章盖在发文单位与成文日期中间。单位印章也可直接加盖在成文日期上。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注（需要注明的其他事项，如印发传达范围等）。应当加括号标注于成文日期左下方。向上级主管部门的请示或对外单位商洽工作请求批准和答复审批事项的函应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（十五）附件。正文的补充、说明或有关参考资料。公文如有附件，应在正文之后、发文单位之前，注明附件顺序和名称。附件应与主件订在一起发送。
（十六）抄送机关。指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位，应当使用全称或规范化简称、统称。多个抄送单位，一般按照先外后内、先大后小顺序排列。
（十七）印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第十条 公文最后一页不得只出现成文日期和印章，也不得标识“此页无正文”。
第十一条 公文文字从左至右横排，公文中各组成部分的打印格式应符合学校的有关规定。公文用纸一律使用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），在左侧用两个订书钉装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。
第十三条 学校及全校各单位的行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
（一）学校党政可以对上对下、对内对外行文。校内各单位除学校两办外不得代表学校对外正式行文。
（二）行文应贯彻党政分开的原则，须党政共同负责的事项，由党政联合发文。
（三）一般性业务工作如涉及多个部门的，以两办名义行文。
（四）各职能部门根据工作需要在业务范围内可以向各单位行文。各单位对内的重要行文，应当同时抄送分管校领导和两办。
（五）各职能部门需要向学校的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见，原则上以学校的名义按规程行文。校内各职能部门需书面向上级机关的业务对口部门或单位请示问题、报告情况或反映意见，须经学校主要领导批准，以便函形式行文。
（六）院（部）和职能部门以下单位，如需要向学校请示问题、报告情况或反映意见，应先经院（部）、处同意，并以院（部）、处名义向学校提出。
（七）校内各单位不得擅自下发有关方针、政策、行政规章类公文。
第十四条 按规定应由职能部门审批或者先行审核的请示事项，可以直接报送职能部门处理，职能部门认为需要向学校党政请示的由职能部门再向学校党政请示；综合性的、重大的事项由各单位直接向学校党政请示、报告，请示、报告工作的书面材料，应按程序交两办登记后处理。
第十五条 综合性的、重大的事项由各单位直接向学校党政请示、报告，请示、报告工作的书面材料，应按程序交两办登记后处理。
第十六条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；如需同时送其他机关，应当以抄送形式，但不得同时抄送下级单位。不得在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。
第十七条 除领导直接交办事项外，各单位不得以本机关名义向领导个人报送公文。
第五章 公文拟制
第十八条 公文拟制包括公文的起草、会稿、审核、签发等程序。
第十九条 起草。非职能部门业务范围的综合性重要文件，由两办组织起草或者由两办会同有关部门共同起草；凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟起草；内容涉及几个部门时，由主办部门会同有关部门协商起草、会稿。重要的公文，领导人和部门负责人要亲自起草或者主持起草。起草的基本要求是：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明；
（二）情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，力求简短；
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定；
（四）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（五）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；
（六）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题、后引发文字号，引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日；
（七）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”；
（八）应当使用国家法定计量单位；
（九）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；
（十）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；
（十一）拟稿必须符合格式要求，公文的首页要附上“广州航海学院发文稿纸” 或“广州航海学院内部公文稿纸”；
（十二）草拟公文，应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔，不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等油性笔。一般情况下，拟稿部门应自行打印文稿后送打印稿审签。
第二十条 会稿（会签）。会稿由拟稿单位文秘人员传递，由会稿单位负责人完成。拟制公文时，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商会稿，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会稿后报请学校协调或裁定。会签由主办单位负责人完成。
第二十一条 审核（核稿）。审核（核稿）由主办单位负责人完成。审核人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。审核（核稿）的重点是：
（一）是否确需行文；
（二）内容是否符合有关政策规定，与其他公文有无重复或矛盾；
（三）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；
（四）涉及其他部门的问题是否协商一致；
（五）行文方式是否妥当；
（六）文字表达是否准确、精确，格式是否规范；
（七）是否符合行文规则和拟稿的其他要求。
对不符合要求的文稿，属文字表达上的问题，由两办文秘人员负责修改；属原则性问题或具体业务问题，由两办附上修改意见退回拟稿部门修改。对修改幅度较大的文稿，由拟稿部门重新誊写清楚后再报校领导审定、签发。
第二十二条 签发。重要的下行文（含所有规章制度类公文）、上行文及平行文由主要校领导签发（党委文件由校党委书记签发、行政公文由校长签发）；校内一般下行文由分管领导签发。需书记或校长签发的重要公文，必要时可请分管的副职校领导会签。以两办名义发文，正式文件由分管校领导签发，一般文件由两办主任签发。签发后的公文即成定稿，并据此生效，原则上不得再作修改。若确需修改，需征得签发人同意。签发人对公文在政治上、内容上的正确性负责。
凡需要经会议通过的公文必须按规定程序提交会议通过后再行签发。纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的规章制度，原则上要注明会议名称和会议通过日期。
经会议研究审批的请示事项由分管校领导根据会议决定批复，并负责督促实施。
签发公文应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔，需在公文稿纸上签署意见、姓名和日期，不得盖签字章。
第六章 收文办理
第二十三条 收文办理指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
第二十四条 收到上级机关来文或外单位来文，文秘人员应当及时登记编号，送两办负责人批办后交有关方面办理。
（一）有密级的公文，由校保密办负责作收文处理。保密办签收、登记后，送保密办负责人阅批。保密办负责人根据文件内容和性质提出拟办意见，由保密员送校领导批示或者交有关部门办理。
参加会议带回的公文，应及时送交两办登记处理。各单位直接收到主送学校的上级公文，收文部门应及时送交两办登记处理。
（二）需要办理的公文，主办单位（或承办人）应及时办理和答复，不得延误、推诿；需要复文的，按发文规定程序办理；紧急公文应当按时限要求办理；确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者本单位不宜办理的，应当及时退回交办单位并说明理由。
（三）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管校领导或主要领导协调或裁定。
（四）属阅知性文件，各有关单位负责人阅文后应签名并注明日期；属阅办性文件，各有关单位负责人应认真按公文要求和领导批示办理，并注明办理情况，及时反馈回两办。
（五）公文的转呈、转送均由文秘人员进行，领导之间、各部门之间及领导与部门之间，一般不直接转送公文。
（六）收文的原件（包括附件）应始终保持完整。领导在阅文时，以及各部门在承办、阅办文件时，不应在原文上涂划或签注意见。
（七）各单位要根据收文的秘级和阅知范围做好保密和安全工作。
（八）各单位若需转发上级公文，须经学校同意，并按发文有关规程办理。
第二十五条 收到下级单位上报的请示报告，两办文秘人员应当进行审核。经审核，对符合规定的请示报告，文秘人员应当及时登记编号，送两办负责人批办后按有关规定处理。
第二十六条 领导审批下级单位的请示，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签阅视为同意。
第二十七条 送领导人批示或者交有关单位办理的公文，两办负责督办的工作人员进行催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 发文办理
第二十八条 发文办理是指以本单位名义制发公文的过程。包括复核、登记编号、印制、校对、用印、分发等程序。
第二十九条 复核。以学校党政名义印发的公文，经部门负责人审核并签名后，送两办复核。未经部门负责人审核签字的文稿，不得由拟稿人直接交两办，更不得越级直接送校领导签发。复核的重点是：公文格式是否正确，语言表述是否贴切，文字是否精炼、通顺，主送、抄送及份数是否合理，密级是否恰当，有否打印清样和标明文件名，审批是否完备，附件材料是否齐全等。对不符合要求的应退回主办单位修改或重新办理。
第三十条 登记编号。以学校党政、学校两办名义行文，由两办统一登记编号；各单位行文，由各单位根据学校有关规定按统一格式自行编号。
第三十一条 印制和校对。以学校或两办名义发文，正文由两办负责印制，附件由各部门按最后复核稿的电子文档提供；以校内各单位名义发文，由各单位按公文打印格式印制。
公文正式印制前，拟稿人应当认真校对。以学校和两办名义印发的公文，由两办文秘人员进行复校；各单位印发的公文，由各单位文秘人员进行复校。
第三十二条 用印。以学校或两办名义发文，由两办加盖学校或两办印章；校内各单位行文，由各单位加盖本单位印章。
数量较大的校内普发性公文以署名代替印章。凡涉及对师生员工奖惩、干部党政职务任免、学校权益等重要文件（包括普发性公文），以及存档的公文和发至校外的公文必须加盖印章。
第三十三条 分发。以学校党政、学校两办名义行文的公文由两办负责分发，其他公文分发由拟稿单位负责。有密级的公文按保密有关规定分发，重要的和有办理时限的校内发文必须签收。寄往校外的公文，特别是请示、报告等必须用机要交换（市内政府部门和高校）、挂号或特快专递发出。学校向上级请示汇报工作的重要公文，由两办负责统一报送。
第八章 公文归档
第三十四条 公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。个人不得保存应当归档的公文。
第三十五条 公文立卷应以本单位形成的公文为重点，按照其相互联系、自身特征和保存价值分类整理（立卷），要保证立卷归档公文的齐全、完整，正确反映本单位主要工作情况，便于文档的保管和利用。
第三十六条 联合办理的公文，原则上由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或者其他形式的公文副本。
第三十七条 每年6月底以前应将上年度立卷的公文，按学校有关规定向档案部门移交。
第九章 公文管理
第三十八条 公文由各单位文秘人员统一收发、登记、分办、传递、审核、用印、归档和销毁。
第三十九条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。
第四十条 上级机关的非涉密公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经学校领导或两办主任批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印单位、日期、份数和印发范围。绝密级公文不得复制，机密级以下公文原则上不得复制，确因工作需要，应当报校保密办审批，复制件加盖复制单位戳记，并视同原件进行管理。
第四十一条 经学校批准公开发布的公文，同发文机关正式的公文具有同等效力。
第四十二条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第四十三条 公文原件和复印件均不能随意丢弃，不具备归档和存查价值的公文，经批准后可以销毁。涉密公文由保密办按照有关规定进行清退或者销毁，涉密公文的销毁应当登记造册，经保密办主任审批后，按照有关规定，联系广东省涉密载体销毁中心上门收取。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
违反保密规定，造成重大损失的，学校将依据国家和学校的有关规定追究当事人的法律责任。
第四十四条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学校综合档案室。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十五条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第十章 附 则
第四十六条 本办法由学校党委办公室、院长办公室负责解释。
第四十七条 本办法自颁发之日起施行。学校原有相关规定同时废止。
