一、收文办理

收文办理：指收到送达本单位或本部门文件后，单位或部门内部组织实施稳健运作的过程。 主要包括：签收、启封、登记、拟办、请办、分发、穿越、承办、催办和处置办毕公文等环节。

（一）签收：指收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。

作用：一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是保证文件运行安全。

注意：1、逐件清点，发现问题及时处理；2、急件注明签收的具体时间。

（二）启封：签收后开启公文。

注意：1、统一启封（专人启封）或送相关科室、有关领导亲启；2、启封后检查公文的完整。

（三）登记：对收文情况做出较详细记载。应当将公文标题、密级、收文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况等逐项填写清楚。

注意：1、平件、密件和急件一般应分别进行，分清轻重缓急；2、登记序号不留空号，不出重号，登录项目都应完整准确；3、字迹工整、不滥用简称，对无标题文件代拟简明、确切标题。

（四）拟办：秘书部门（办公室）对需要办理的公文提出办理意见，并提供必要的背景资料，送领导同志审核定夺。是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可选择方案。

注意：1、认真研读公文，真正弄清公文意图、问题的性质和实际情况；2、意见要简明、具体、得体；3、两个或两个以上方案，将倾向性意见放前；4、意见书写应工整、清晰，并签注拟办人姓名、日期；5、可直接草拟复文文稿供审核定夺；6、提出意见供领导批示的程序应从分管领导开始。

（五）请办：办公室根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导批示或主管部门研办。对需要两个以上部门管理的，应当指明主办部门。

（六）分发：办公室根据有关规定或领导批示将公文分送有关领导和部门阅知办理。事关公文是否准确、迅速得到办理的决定性工作。

注意：分发应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。

（七）传阅：办公室根据领导人批示或授权，按一定的程序将公文送有关领导阅知或批示。

注意：1、选择合理的传阅路线形式，正确排序，随情况变化作适当调整；2、可适当分流，如复制副本；3、建立传阅登记手续等；4、应随时掌握公文去想，避免漏传、误传和延误。

（八）承办：主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应直接答复呈文机关；凡涉及卡部门业务范围的事项，承办部门应主动与有关部门协商办理；凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应提出处理意见并代拟文稿，一并送情上级机关审批。只有经过承办，公文才能产生切实效用，这是公文办理中的中心环节。

注意：1、熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务；2、为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。3、加强协商，努力协调各方面关系；4、有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式；5、分清主次，区别缓急，科学安排承办次序；6、注重对承办结果的检查与监督。

（九）催办：办公室对公文的承办情况进行督促经检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或重要公文应及时催办，对一般公文应定期催办，并随时或定期向领导人反馈办理情况。

（十）处理办毕公文：包括立卷归档、清退、暂存、销毁等。

二、会议工作

会议：指有组织有领导的商议事情的集合。是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。

会议工作包括三部分：会前、会中和会后。

（一） 会前准备工作

提前做好策划业就是会议方案，确保会议按部就班召开。

1、设立会务机构。根据会议的规模大小，考虑是否设立会务机构。会务机构一般包括秘书组，会务组，后勤组等各个小组。小会和一般的会议可根据需要灵活掌握。

2、确定会议议题。会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。

注意：（1）下一级会议可以解决的或个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议谈论；（2）提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并提前经领导审批后发给相关同志阅读以准备；（3）临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证会议质量；（4）尽可能将同类性质的议题提交一次会议讨论。

3、确定会议议程和日程。议程，指会议上议题或议案谈论的程序，是会议的概论安排。日程，是一定时间内对会议内容的具体安排。

注意：议程安排送领导审定后提前送相关同志。若协调不好，会造成工作被动。

4、确定与会人员。指提出会议出席、列席人员名单。出席会议人员多数情况是固定的，但也有一些会议需要秘书人员根据会议性质及领导要求初步提出与会人员名单。

5、会议资料的准备。指根据会议需要提前安排撰写主持词、会议讲话、编写会议指南、制作相关证件等（出席证、列席证、工作证等）

6、会议通知。会议通知时会议组织者将会议情况和需要与会人员提前了解的事宜告知有关方面和个人的过程。一般分口头通知和书面通知，除临时召开或规模小的回忆外，一般采用书面通知。

注意：书面通知请注意收文程序的牵手；电话通知要注意接听者做好记录，通知方也做好相应记录。

7、会场布置。会场要提前做好布置，根据会议需要做好布标、主席台、座牌、鲜花、音响、分会场的指示牌、饮水等准备工作。逐项落实，切忌遗漏，确保不出问题。

注意：会议座次安排很有讲究。

方桌会议：桌子横放，以面对正门的一方为上（座牌中、左、右）；桌子竖放，以进门的方向为准，右侧为上。座牌摆放，国际惯例以右为尊，商务礼仪遵守国际惯例；国内政务交往中，往往采用中国的传统，以左为尊。

主席台式座位安排：主要领导居中，依次为左、右、左、右。

圆桌会议：是一种平等、对话的协商会议形式。不用拘泥很多礼节，以门作为基准点，比较靠里面的位置即为比较主要的座位。

8、会议的吃饭住宿。吃：提前了解与会人员的习俗、口味，有没有禁忌，是否同一个酒店吃饭，摆放桌签以确定桌号，以门为准点，居中为上、以右为上、以远为上；摆放座牌，次序或会议相反。住：宾馆有多少房间，参会人员需住宿统计。房间设施、宾馆服务等。

（二）会议期间的工作

1、签到：准确统计到会人员数和现实会议是否符合法定人数的重要手段。

2、发放文件资料：由工作人员以报到、签到发放或摆放在坐席上的方式及时准确将会议文件资料发放到与会者手中。

3、引导就座：可以通过会议指南中的座区图或由工作人员引导。避免会场混乱。

4、做好会议记录：是运用特定的载体形式（笔录或录音）对会议进行情况和内容所作出的记载，是会议内容和进程的真实凭证。会议记录要求真实、准确、完整。

5、会场服务：即音响、摄像、饮水、空调、医疗等服务。会议期间要根据情况及时灵活处理临时出现的问题。

（三）会后工作

1、整理会议记录：对会议原始记录及时进行整理，对错、漏、记录表达不清的地方进行核对订正，达到准确、完整。

2、印发讲话材料或会议纪要：按要求及时将会以纪要或会议讲话材料印发有关单位学习或办理。

3、会议工作总结：对会议议定事项的落实情况进行督查、反馈，并总结会议中的得失等。

4、会议文件立卷：对会议过程中形成的整套文件材料立卷归档。

三、事务工作

（一）电话处理：电话是现代通讯的必备工具，办公室大量通过电话上传下达、沟通信息、联系工作、汇报请示等。

1、接听电话。接听电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。（1）要及时接电话。（2）确认对方。（3）讲究艺术。（4）调整心态。（5）做好记录，及时处理。

2、拨打电话。（1）预先将通话内容整理好；（2）问候并自我介绍；（3）简述电话内容。

（二）领导交办事务：指领导交办的非本职工作或业务工作范围内的事务。这不仅是对办事者的高度信任，也是锻炼其的重要方法，还便于领导对部属能力素质做全面的了解或考察。

1、完成领导交办事项的原则：

（1）迅速快捷；（2）周密细致；（3）认真负责；（4）保守秘密；（5）严守纪律。

2、办好领导交办事务的基本要求：

（1）准确领会意图；（2）区分主次缓急；（3）及时协调关系。一是掂身量言；二是以诚待人；三是平心静气；四是临机处置；（4）及时反馈信息。

（三）接待来访：接待来访我们就强调下基本要求。

基本要求：热情接待，认真听记，恰当处理，做好来访人员思想工作。