第一条 为了加强本校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为学校教学、科研、行政管理、后勤等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》，结合本校的实际，特制定本办法。
第二条 本校档案是指建校以来，学校在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是我校教学、科研等各项工作的重要组成部分，学校应将档案工作纳入自身整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第四条 本校的档案工作由校长领导，其他的校领导要检查、督促所分管的职能部门做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。业务上由广东省档案局、广东省教育厅办公室负责指导、监督和检查。
第五条 本校在校长办公室下设置综合档案室，它既是本校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校各类档案的科学文化事业机构。
(一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，并努力完成上级主管机关下达的其他有关档案业务工作；
(二)负责规划、协调全校档案工作，并负责对本校各系、部、处、室、科等部门的档案工作进行监督、指导和检查；
(三)制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案综合管理水平；
(四)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计和保管全校各类永久、长期的档案及有关资料；
(五)维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作；
(七)负责编辑档案参考资料，编制检查工具，积极开发档案信息资源；
(八)负责组织全校专、兼职档案人员的业务学习和培训；
(十)开展档案理论和档案业务的学术研究，组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。
第七条 本校各部门须有一位负责人分工主管本单位的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，负责本单位形成的档案材料的收集、积累、整理、立卷和移交工作。
第八条 本校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。
第九条 本校档案工作人员，编制数由学校根据本校规模及收藏档案数量等实际情况确定。
第十条 本校档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇按国家有关规定执行。
第十一条 本校档案事业所需经费，列入学校预算，本校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。
第十二条 本校遵循方便利用、安全保管，有利发展的原则，为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房；存放声像特殊载体档案的库房，应配置恒温、恒湿设施。
第十三条 学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备，逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。
第十四条 本校应逐步完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十五条 本校各部门应做到各项工作与档案工作实行‘四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作时，同时布置、检查，验收、总结档案工作。
第十六条 本校对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时应有综合档案室的人员参加，有关业务主管部门应会同综合档案室对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报，不予评奖。
第十七条 本校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度，学校各部门要有一位负责人分管本部门的的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案人员，负责本部门形成档案的立卷归档工作。各部门课题组形成的文件材料，一般由立卷入按文件材料的自然形成规律，以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，装订后将属于长期和永久保存的档案向学校综合档案室移交。学校综合档案室对各业务部门的立卷工作予以必要的协助、指导和监督。
第十八条 部门、课题组立卷归档是本校档案工作的基本制度和基础，各有关部门必须分工明确、协同配合。学校分管档案工作的校领导，各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。
主要包括本校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要；党政各部门的工作计划、规划、方案、汇报、总结、规则章程、统计报表；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理等文件材料。
主要包括本校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的反映教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生、教材等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
主要包括本校在科学研究管理和实践活动中形成的反映科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励。推广应用等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
主要包括本校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的反映基建综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件，施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
主要包括本校各种国产和国外引进的精密，贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件以及在购置、验收、调试、使用、管理、维修、改造、报废等全部活动中产生的文件材料。
主要包括本校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)，出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及本校聘请的外籍、港澳台专家与教师(含客座教师)在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；本校涉外活动、对外学术交流、友好往来等有关文件材料。
主要包括本校在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐薄，报表、工资清册等材料。
主要包括反映本校各项活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响，画面形象等方式记录的专门载体(照片、录音带、录像带、幻灯片，磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等)及其相配套的文字材料等。
主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作和境内外知名人土来校参观访问的题词、题字等手迹材料；境外、校内外的团休，个人和校友捐赠的纪念物品；校内各单位和个人荣获国家、省、市级各类奖品(奖状、锦旗、奖杯等)，以及其他有保存价值的实物。
第二十条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整，蓝黑墨水书写，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
1、党政部门和按年度归档的部门，于翌年六月底前归档。
2、各教学部门和须按学年度归档的部门，于次学年寒假前归档。
3、科研、基建、生产设备的专题性、成套性档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月归档。
学校综合档案室接收档案时，应根据档案目录，与移交人共同清点，对重要的、机密以上的案卷，要逐页清点，经查对无误，方可办理签收手续。
第二十二条 凡由各部门与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存自己与自己承担任务有关的正本以外，应将复制件送交主办单位保存。
第二十三条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间移交给本单位档案人员转交学校综合档案室，集中管理，任何个人不得据为已有或者拒绝归档。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理，对于个人向学校综合档案室捐赠档案，视珍贵程度，学校可给予适当的奖励。
第二十四条 学校综合档案室应注意向境内外征集与本校有关的有保存价值的各种档案、资料。
第二十五条 对调出及离、退休人员、在办理调离手续时，必须清还档案，没有学校综合档案室签字，人事部门不得办理调离手续。
第二十六条 本校各类档案都是学校的重要财富，由学校综合档案室集中管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。
第二十七条 综合档案室依据《高等学校档案实体分类法》，负责对本校档案进行分类、编号的排列。
第二十八条 本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。
(一)永久：凡反映我校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括两部分，一是本校形成的重要文件材料，一是上级领导部门针对本校所发的重要文件材料。
(二)长期：凡在相当长的时间内，本校需要查考利用的档案，列为长期保管，它包括本校产生形成的和上级领导部门及有关部门所发的与本校工作有关的比较重要的文件材料。保管期限为十六年至五十年左右。
(三)短期：凡在短期内本校需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十五年(含十五年)以下。
第二十九条 本校综合档案室负责对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，在征得有关部门同意，并造册报校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案，
第三十条 本校综合档案室定期对档案的收进和移出、库存案卷数量、档案的利用情况等进行统计，并依照有关规定，向省档案局、省教育厅办公室报送本校档案工作基本情况统计报表。
第三十一条 本校综合档案室应建立严格的库房管理制度，并有防火，防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防曝晒等设施；要研究和改进档案的保护，对已破损，虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制；要有安全保密制度，对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向校主管领导报告，及时处理。
第三十二条 本校综合档案室设立供查阅档案资料的阅览室，积极开展档案利用与编研工作，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第三十三条 学校综合档案室开放档案，必须遵循下列规定
(一)本校教职工因教学、科研等工作需要查阅档案者，凭本校工作证，校外单位或个人，还须持有关单位介绍信，在说明利用档案的目的和范围后，则可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录、复制；
(二)利用者要求复印档案，由综合档案室负责办理，并按规定收费；
(三)未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
第三十五条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提原件使用，如特殊需要，须经有关领导批准。
